Mengembangkan Kepercayaan dalam Tim Virtual

TIM VIRTUAL

Tim Virtual adalah sebuah tim yang dibentuk karena adanya keterbatasan waktu dan ruang dan tidak dapat bersatu secara fisik antara satu sama lain sehingga dibuatlah Tim Virtual menggunakan jaringan komputer agar dapat mencapai tujuan bersama. Tim Virtual biasanya dibuat ketika sekelompok orang ingin mengerjakan tugas kelompok atau hanya sekedar ingin berbagi informasi. Berikut adalah beberapa perbedaan dan persamaan Tim Virtual dengan tim yang bertemu secara fisik, antara lain:

Persamaan

      1.   Adanya tujuan  yang ingin dicapai  bersama

      2.   Adanya komunikasi dari setiap anggota tim

      3.   Memerlukan adanya diskusi tim

      4.   Kepercayaan dalam tim

  Perbedaan

      1.  Kontak sosial yang terbatas pada tim virtual

      2.  Ruang dan waktu

      3.  Tingkat emosional setiap anggota

Rasa saling percaya disetiap anggota tim sangatlah diperlukan, agar tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal. Namun dengan kurangnya kontak sosial, rasa saling percaya antar anggota tim dapat berkurang sehingga kemungkinan untuk gagal sangatlah mungkin dalam tim virtual. Dalam mengatasi hal ini saya memiliki beberapa cara agar rasa saling percaya dari setiap anggota tim dapat tumbuh sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud secara maksimal, berikut caranya:

      1.       Pemimpin yang kompeten

Adakalanya anggota tim akan patuh dan percaya kepada pemimpinnya jika pemimpin itu mempunyai kompetensi yang lebih seperti keterampilan dan pengalaman yang sangat memadai.

      2.        Membagi tugas dengan rata

Menurut saya pembagian tugas merupakan salah satu faktor timbulnya kepercayaan dalam tim virtual. Ketika seorang anggota tim merasa tugasnya lebih berat daripada yang lain, orang tersebut akan berprasangka buruk terhadap anggota yang lain seperti prasangka adanya hubungan khusus antara pemimpin dan salah satu anggota lainnya.

      3.       Keaktifan setiap anggota

Setiap anggota tim harus aktif dalam forum diskusi yang sudah direncanakan. Dalam setiap pertemuan virtual tersebut setiap anggota harus menjelaskan hasil pekerjaan yang telah ia kerjakan dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan evaluasi dan  harus berperan aktif dalam memberi masukan-masukan terhadap evaluasi tersebut sehingga timbulnya kepercayaan antara aggota dengan anggota maupun anggota dengan pemimpin.

Kerjasama merupakan hal terpenting dalam sebuah tim, baik itu tim virtual maupun tim face to face. Karena dengan adanya kerjasama setiap anggota tim, akan memunculkan rasa kebersamaan dalam mencapai tujuan bersama yang ingin diraih. Sekian pernjelasan dari saya mengenai hal-hal yang dapat membangun kepercayaan dalam Tim virtual.

            5 tantangan

Saya ingin berbagi 5 tantangan yang saya hadapi membangun virtual team untuk sebuah start-up di Silicon Valley: gabungan developer, tester, dan customer service di China, India, Mexico, dan Turki.

      a.      Communication

Mungkin ini salah satu hal yang paling sering mengakibatkan sakit kepala adalah komunikasi. Bagi yang sudah berpasangan, Anda pasti tahu betapa sulitnya berkomunikasi secara jelas dengan pasangan Anda. Hanya saja di dalam perusahaan masalah komunikasi biasanya jauh lebih rumit. Karena komunikasi yang kurang baik, sering terjadi software yang dihasilkan berbeda jauh dari apa yang diminta klien.

Keadaan ini menjadi lebih rumit, ketika ada variabel baru di mana anggota tim tidak punya satu bahasa yang sama: language barrier. Dokumen yang Anda tulis dalam bahasa Inggris belum tentu dapat dimengerti sepenuhnya oleh rekan kerja di Vietnam, misalnya. Begitu pula Anda mungkin sampai pada kesimpulan yang kurang tepat setelah membaca imel bahasa Inggris dari rekan kerja di China. Walau tidak ada solusi instan, penggunaan gaya bahasa sangat sederhana dan sering memberikan contoh pendukung yang jelas (seperti diagram, screenshot, wireframe, dsb) —asal jangan over-communicate, dapat mengurangi kesalahpahaman dan kerancuan.

      b.      Cultural Awareness

Selain komunikasi, toleransi dan pengetahuan akan budaya lain juga perlu diperhatikan. Cara penyampaian intensi baik di daerah A bisa diterima sebaliknya bila diterapkan di B. Erat kaitannya dengan komunikasi, terjemahan langsung atau direct translation dari satu bahasa ke bahasa lain tanpa memperhatikan konteks juga dapat menambah probabilitas salah pengertian antara anggota.

Satu anekdot: Pernah satu hari, rekan customer support di India mengakhiri sesi chat dengan manajernya, orang Amerika, dengan “Hope you have a busy day!” Walau ungkapan tersebut bermaksud ramah di daerah di mana rekan tersebut dibesarkan, lucu juga melihat manajernya terkejut dan dengan besar hati berusaha mencoba mengerti tanpa bergegas marah.

Pengadaan pedoman komunikasi (imel, sambutan, dll) ketika mulainya terbentuk tim terbukti dapat membantu mengurangi kesalahpahaman akibat perbedaan budaya. Kecuali memang seseorang sengaja bertindak tidak sepantasnya, biasanya dengan cukup waktu dan trial-and-error, kesadaran budaya ini biasanya dapat dipelajari dan dipraktekan dengan baik.

      c.       Self Motivation

Tidak semua orang berfungsi dengan baik dalam virtual team di mana setiap individu diharapkan bersifat self-motivated dan mampu bekerja secara mandiri tanpa pengawasan atau struktur eksternal. Faktor penting berikutnya adalah result-oriented, karena tidak ada rekan di sekitar yang sadar betapa intensifnya seseorang berusaha menyelesaikan tugas kecuali pada akhirnya dia dapat mendemonstrasikan hasil akhirnya dengan jelas.

      d.      Logistics

Pukul 8 malam hari Minggu di Silicon Valley = pukul 11 pagi hari Senin di pulau Jawa. Perbedaan time zone yang besar ini sering menjadi tantangan yang seru dalam segi pengaturan resources. Seandainya para developer di Jakarta perlu keputusan dari San Francisco untuk menyelesaikan suatu masalah, seseorang perlu memastikan ketergantungan ini bisa segera diselesaikan supaya tidak ada waktu yang terbuang percuma. Jika tidak, developer di Jakarta sudah siap kerja (Senin pagi) tapi perlu menunggu product manager-nya masih pesta di San Francisco (Minggu malam); setelah keputusan sudah terbentuk hari Senin di Amerika, pelaksanaannya akan tertunda menunggu developer di Jakarta siap kembali. Keterlambatan yang biasanya terjadi dalam jam, kini bisa menjadi hari.

      e.       Trust

            Ini tentunya tantangan yang paling besar untuk membentuk virtual team (apa saja, sebetulnya): memupuk kepercayaan atau trust di antara anggota tim. Trust sangatlah penting untuk mendukung semua point di atas: sebagai basis untuk komunikasi yang terbuka dan menyangga motivasi semua individu yang bersangkutan. Tanpa diragukan, trust memerlukan perhatian khusus di setiap titik perkembangan tim Anda.

            Terlepas dari challenges di atas, keberhasilan (termasuk proses untuk mencapainya) untuk membangun virtual team yang sukses sungguhlah berharga. Masing-masing tim member mendapat kesempatan untuk lansung terjun belajar berkomunikasi dengan lebih efektif, meningkatkan kesadaran akan budaya lain, dan mempersiapkan diri untuk proses kolaborasi di dalam pasar global. Belakangan ini saya menemukan kalau pengalaman ini bisa menjadi nilai tambah yang besar dalam resume Anda.

Sumber:http://www.navinot.com/2010/01/28/membangun-tim-virtual/

            http://intanph9.blogspot.co.id/2014/12/mengembangkan-kepercayaan-dalam-tim.html

Kinerja Kelompok

Nurul Fadillah	18514263	Mencari materi,editing
M. Ihsan Fadhlurrahman	17514319	Mencari materi
Iqbal Yunus	13511664	Mencari materi
Rezarsyan		Mencari materi